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Data: 03/11/2008

rimborsi amministratore

Nell’ambito della gestione delle spese di vitto e alloggio, è frequente il caso della gestione di quelle sostenute dagli amministratori di società, siano esse di capitali o di persone.

 

Prima di tutto, appare fondamentale inquadrare il concetto di trasferta, che si definisce tale quando l’amministratore presta temporaneamente la propria attività fuori dalla sede ordinaria di lavoro, intesa quale sede istituzionale dello svolgimento delle proprie mansioni. La norma infatti prevede per il soggetto percipiente, unicamente per le indennità e rimborsi spese corrisposte per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, l’esonero da tassazione in presenza di determinate condizioni. Per le trasferte nell’ambito del territorio comunale della sede lavorativa è invece prevista la tassazione delle indennità e dei rimborsi spese (salvo il rimborso delle spese di trasporto documentate, es. biglietti autobus, metropolitane ecc.) indipendentemente dall’ampiezza del territorio del Comune.

 

Per gli amministratori, l’individuazione corretta della sede di lavoro è aspetto di particolare importanza. Il trattamento fiscale della indennità di trasferta, infatti, dipende proprio dalla corretta individuazione di questo elemento. Se in linea generale la sede di lavoro è individuata nella lettera o contratto di assunzione, le Entrate hanno debitamente valorizzato, però, le peculiarità che sono riferite alla funzione di amministratore. Nella risposta n.5.3 della circolare n.7/07, si dice: “tuttavia per alcune attività di collaborazione coordinata e continuativa non è possibile, in virtù delle caratteristiche peculiari della prestazione svolta, determinare contrattualmente la sede di lavoro, né identificare tale sede con quella della società. In tale ipotesi, occorre fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore. Tale criterio potrà essere utilizzato, ad esempio, per gli amministratori di società od enti semprechè dall’atto di nomina non risulti diversamente individuata la sede di lavoro”. È dunque opportuno identificare la sede di lavoro direttamente nel verbale di nomina dell’organo amministrativo dal momento che, nella maggior parte dei casi, quest’ultima viene identificata per questioni di opportunità con il Comune nel quale la società ha sede.

 

Ricordiamo che il rimborso delle spese può essere effettuato secondo uno dei metodi alternativi previsti dall’art.51, co.5 del Tuir, riassunti nella tabella che segue:

 

 

L’Amministrazione Finanziaria, a tal proposito, ha avuto modo di precisare che la scelta di uno dei metodi sopra esposti va fatta con riferimento all’intera trasferta, non essendo pertanto consentito nell’ambito della stessa, adottare criteri diversi.

 

Relativamente ai rimborsi delle spese di viaggio e trasporto (se opportunamente documentati), questi restano esclusi dall’imposizione a prescindere dalla modalità di reintegro degli oneri di trasferta adottata dal committente (analitico, forfetario o misto). Nel caso di utilizzo da parte dell’amministratore del proprio veicolo, per l’effettuazione della trasferta, il rimborso delle spese di viaggio deve avvenire sotto forma di indennità chilometrica. A tal proposito le tariffe ACI tengono conto, per ciascun tipo di autoveicolo, di tutti i costi relativi all’utilizzo dello stesso (ammortamento del costo, spese di assicurazione, spese di carburanti e lubrificanti e spese di manutenzione).

 

Sotto il profilo fiscale, l’impatto dei rimborsi spese e delle indennità, tanto in capo all’amministratore che in capo alla società, sono riassumibili come segue:

 

 

La recente Manovra Estiva, modificando strutturalmente il co.5 dell’art.109 del Tuir, ha stabilito per il periodo di imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2008 (in pratica, dal 1° gennaio 2009) che la deduzione delle spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande viene ridotta al 75%.

 

L’unica eccezione che viene normativamente disciplinata riguarda le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa, e quindi dagli amministratori, per le quali il co.3 dell’art.95 del Tuir fissa i limiti di deduzione già evidenziati in precedenza. Entro tali limiti (euro 180,76 per le trasferte in Italia; euro 258,23 per le trasferte all’estero) la deduzione è mantenuta integrale in capo alla società.

 

Ai fini Iva, infine, si ricorda che dallo scorso 1° settembre, è scomparsa dai casi di indetraibilità oggettiva dell’imposta assolta sugli acquisti quello delle spese sostenute a fronte di prestazioni alberghiere e a somministrazione di alimenti e bevande. L’esercizio del diritto alla detrazione rimane condizionato all’inerenza della spesa, come sancito dal co.1 dell’art.19 del decreto Iva, secondo cui è detraibile dall’ammontare dell’imposta relativa alle operazioni effettuate quello dell’Iva assolta o dovuta dal soggetto passivo, o a lui addebitata a titolo di rivalsa, in relazione ai beni e servizi importati o acquistati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione. Essenziale, ai fini della detrazione, è che l’acquisto riguardi beni o, come in questo caso, servizi, inerenti all’attività. Sotto il profilo dell’Iva, per quanto riguarda le trasferte in questione, tali spese debbono ritenersi inerenti e pertanto consentire la detrazione dell’imposta se documentate da fattura (intestata alla società) recante il nominativo (alternativamente nell’intestazione, nel corpo della fattura o in nota allegata) dell’amministratore.